שליחת תבנית לרשימת תפוצה

לאחר שיצרתם ואישרתם את התבנית שלכם, הגיע הזמן להוציא אותה לפועל. שליחת תפוצה בטקסטר מאפשרת לכם להגיע לכמות גדולה של נמענים בבת אחת, תוך שמירה על פנייה אישית ומדויקת לכל לקוח ולקוח. במדריך זה נעבור על השלבים המדויקים להעלאת קובץ הלקוחות, התאמת המשתנים ושליחה בטוחה שתבטיח את הגעת המסר ליעדו. 💡 המלצה חמה: תמיד כדאי לשלוח הודעת בדיקה למספר האישי שלכם לפני הפצה רחבה ללקוחות, כדי לוודא שההודעה והמשתנים נראים בדיוק כפי שתכננתם. 💡 טיפ: אם אתם מעדיפים לראות את התהליך בעיניים, מחכה לכם מדריך וידאו מפורט בסוף העמוד הזה.

📤 כניסה לשליחת הודעה בתפוצה:

בתפריט הצד יש לבחור ב**“הודעות תבנית”** יש לבחור ב**“שליחת הודעות לרשימת תפוצה”**

שלב 1️⃣: בחירת הערוץ (לא תמיד מופיע)

במידה ובחשבונכם מוגדר יותר ממספר וואטסאפ אחד, השלב הראשון יהיה לבחור את הערוץ ממנו תרצו להפיץ את ההודעה.

שלב 2️⃣: בחירת הודעת התבנית

יש לבחור בתבנית הרצויה לשליחה. ניתן לאתר את התבנית הרצויה בקלות על ידי הקלדת שמה בשורת החיפוש למעלה.

שלב 3️⃣: צירוף נלווים (מדיה)

במידה ולהודעת התבנית מצורף וידאו, קובץ או תמונה יש להוסיף אותם בשלב זה גם אם הוספתם אותם בשלב יצירת התבנית. לאחר הוספת התמונה, היא תתעדכן בחלון התצוגה המקדימה שבצד.

שלב 4️⃣: בחירת פעולת התגובה

בשלב זה אתם מחליטים לאן יופנה הצ’אט ברגע שהלקוח ישיב להודעה שלכם. הצ’אט יכול להיות מופנה ל:

• 👤 המתנה לנציג ששלח את ההודעה
• 👥 המתנה לנציג / מחלקה ספציפיים
• 🤖 יופנה לשלב מסוים בבוט
• ✅ יסגר שימו לב: שלב זה מתבצע בעת יצירת הודעת התבנית, ותחילה יוצג לכם הבחירה הדיפולטיבית שבחרתם ביצירת ההודעה. שלב זה נועד כדי לתת לכם הזדמנות לשנות את בחירתכם בעת שליחה זו ספציפית.

שלב 5️⃣: העלאת קובץ הנמענים (CSV)

כאן אתם מעלים את רשימת הטלפונים שאליהם תישלח ההודעה. פורמט הקובץ: המערכת מקבלת אך ורק קבצים מסוג CSV UTF-8. מבנה קובץ CSV: כדי שהמערכת תדע לשייך נכון את הפרטים האישיים לכל לקוח (כמו שם, תאריך פגישה או לינק אישי), עליכם להכין קובץ אקסל במבנה מדויק. הקובץ חייב להכיל עמודה עבור מספרי הטלפון ועמודות נוספות עבור כל משתנה שהגדרתם בתבנית. כללי כתיבת הכותרות: עמודת הטלפון: העמודה הראשונה חייבת להיקרא בשם phone (באנגלית, באותיות קטנות). עמודות המשתנים: הכותרות הבאות יהיו פשוט המספרים 1, 2, 3 וכן הלאה, לפי סדר המשתנים המופיעים בתבנית שלכם. לדוגמה: אם בתבנית מופיע המשתנה ‎{{1}}‎, הנתונים עבורו יירשמו תחת העמודה שכותרתה 1. ⚠️ שימו לב: ודאו שמספר העמודות בקובץ תואם בדיוק למספר המשתנים שהגדרתם בתבנית. חוסר התאמה יוציג שגיאה. קובץ מתאים להודעת תבנית בעלת 3 משתנים: שמירת הקובץ בפורמט הנדרש:

• 📄 בעבודה על google sheets - יש לשמור כCSV - כדוגמת התמונה מולכם.
• 📊 בעבודה על אקסל - יש לבחור ב”שמירה בשם” ואז בסוג הקובץ יש לבחור CSV UTF-8

שלב 6️⃣: אישור סופי ושליחה

הגעתם לקו הסיום! זהו מסך הבקרה האחרון שבו מוודאים שהכל תקין לפני שההודעות יוצאות לדרך. מה בודקים במסך זה? סיכום נמענים: תוכלו לראות כמה נמענים קיימים בקובץ שהעליתם, וכמה מהם ידולגו אוטומטית (למשל נמענים שביטלו מנוי או ביקשו “הסר” בעבר). תצוגה מקדימה אישית: זה הזמן לעבור על ההודעה פעם אחרונה. תוכלו לדפדף בין הנמענים השונים ולראות כיצד המשתנים מהקובץ נשתלו בתוך ההודעה שלהם. תזמון (אופציונלי): ניתן לבחור לשלוח את ההודעה באופן מיידי או לתזמן אותה למועד מאוחר יותר (שימו לב: תזמון עשוי להיות כרוך בעלות נוספת). ראו ואשרו את תנאי השימוש של WhatsApp על ידי סימון ה-V בתיבה המתאימה. לאחר האישור, כפתור ה-”שלח” יפתח ללחיצה. לוחצים על שלח – וזהו, הקמפיין שלכם בדרך!

⚠️ שגיאה נפוצה

“מספר המשתנים בקובץ שונה ממספר המשתנים שהוגדר בתבנית שנבחרה.” למה זה קורה? בחרתם קובץ שבו כמות העמודות (1, 2, 3…) שונה מכמות המשתנים שהגדרתם בתבנית.** איך לפתור? תיקון הקובץ: ודאו שבאקסל יש בדיוק את מספר העמודות המבוקש + עמודת phone. ניסיון חוזר: לחצו על “נסה שנית” והעלו את הקובץ המתוקן.

✅ טיפ הזהב: בדקו לפני שתפיצו

לפני ששולחים לכל הלקוחות, בצעו שליחת בדיקה לעצמכם:

1. הכינו קובץ CSV קטן הכולל את מספר הטלפון שלכם והפרטים הנדרשים.
2. שלחו את ההודעה וודאו שהיא נראית בדיוק כפי שרציתם.

חשוב לזכור: לא ניתן למחוק או לבטל הודעות לאחר שנשלחו. רק אחרי שאתם מרוצים מהתוצאה בטלפון שלכם – הפיצו את ההודעה לכל הרשימה!